📱 スマホ録音からAI活用まで！グループ運営を加速させる「DX作戦」マニュアル

📋 本マニュアルのサマリー（要約）

本マニュアルは、無料のスマホアプリと生成AI（Google Gemini等）を組み合わせ、グループ運営の事務作業を劇的にスピードアップ・省力化する「DX作戦」の手引書です。

• 基本方針： AIに「考えさせる」のではなく、「優秀な事務アシスタント」として使い倒す。内容はすべて自分が吹き込み、AIには「整理・体裁作り」だけを任せます。

• 高精度な文字起こし： スマホアプリ「UDトーク」を使い、会議の録音や自分のアイデアを瞬時にテキスト化します。

• AIによる爆速編集： パソコンに送ったテキストデータの「誤変換修正」「論点整理」「要約」をAIに一瞬でやらせます。

• 資料作成の自動化： ダラダラと喋ったアイデアから、AIが「企画書」や「報告書」「5〜10年の活動実績」の形に綺麗に整えます。

• DXの真の目的： ベテラン層（おじさん・おばさん世代）の頭の中にある「言わずもがなの経験値」を文字や図解で「見える化」し、若い世代が参加しやすいデータベースを作ります。

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はじめに：なぜ今、グループ運営に「DX」が必要なのか？

これまで、会議の録音をICレコーダーでとり、時間をかけて文字起こしをしたり、あるいは面倒だからと議事録を作らなかったりした経験はないでしょうか？

現代のデジタル社会において、過去の経験や今後の予定が「見える化（データベース化）」されていないと、若い世代は「なぜ自分がこの会に参加しているのか」「全体として何を目指しているのか」が把握できず、我慢できません。「1回経験して背中を見て覚えろ」は通用しなくなっています。

そこで、文字起こしアプリとAIを活用します。目に見えない面倒な事務作業（ブルシット・ジョブ）をAIアシスタントに任せることで、人間は本来の「議論」や「活動」に集中できます。これが私たちの目指す**デジタルトランスフォーメーション（DX）**です。

第1章：スマホを使った録音と文字起こしの基本

会議室での録音には、通常のICレコーダーよりもiPhoneなどのスマートフォンが非常に適しています。複数のマイクで目的の音を優先的に拾う機能が内蔵されているためです。（※過去のICレコーダーの音声をアプリに聞かせるのは精度が落ちるため、スマホでの直接録音を推奨します）

1. 必須アプリ「UDトーク」の準備

スマートフォンに、無料アプリ**「UDトーク」**をインストールしてください。

• 特徴： 話した言葉が即座に文字になります。多言語翻訳や、耳が不自由な方への筆談ツールとしても活躍します。

2. ご利用前の注意事項

UDトークの文字起こしは、インターネットを通じてサーバー上の高性能コンピュータで処理されます。

• Wi-Fiがない環境で使用すると携帯のデータ通信容量を消費します。

• サーバー混雑時は反応が遅れることがありますが、基本的にはスムーズに動作します。

3. 会議での録音手順

1. 「UDトーク」アプリを起動します。

2. マイクモードを状況に合わせて選択します。会議など、テーブルの上の離れた音を拾う場合は**「遠くの声」**を選びます。

3. 画面をタップして音声聞き取りを開始し、スマホをテーブルに置きます。

第2章：パソコンへのデータ転送と下準備

会議が終わったら、AIで編集するためにデータをパソコンに送ります。

1. スマホからパソコンへ送信する

1. スマホのUDトーク画面の「メニュー」を開きます。

2. **「会話ログを送信する」**を選択します。

3. スマホのメール機能を使い、ご自身のパソコンのメールアドレス宛てに送信します。

2. パソコンでデータを開く

1. パソコンのメールに**ZIPファイル（圧縮ファイル）**として届きますので、展開（解凍）します。

2. 5つほどのテキストファイル（メモ帳）が入ったフォルダが開きます。

3. 【重要】真ん中あたりにあるファイルを選択して開いてください。（※一番上は改行が細かすぎ、一番下はフリガナ付きで編集に不向きです）

4. 開いたメモ帳のメニューから「編集」＞「すべて選択」をクリックし、右クリックで「コピー」。その後、Word（ワード）を開いて「貼り付け」を行います。

第3章：AIを使った自動修正と議事録作成（AI基礎編）

ここからは、無料で使える生成AI**「Google Gemini（ジェミニ）」**などを利用します。（※インターネット検索で「Google Gemini」と検索し、Googleアカウントでログインしてください）

1. 圧倒的な時短！「誤変換」の自動修正

音声認識特有の誤変換（特に固有名詞など）も、AIを使えば数十秒で直してくれます。

Wordに貼り付けた文章をコピーし、AIに以下の指示を出します。

• 指示： 以下の文章の誤変換だけを直してほしい。[ここに文章を貼り付け]

• 出力された文章をWordに戻します。（※直しきれない固有名詞などは、最後に必ず自分の目で確認して修正してください）

2. AIを使った「論点整理」と「要約」

会議は話があちこちに飛んだり、同じことを繰り返したりします。AIの「論点整理」機能を使えば、似た意見を組み合わせ、読みやすくシャッフルしてくれます。

長時間の会議データはAIが一度に処理できないため、**「分割（チャンク化）」**して処理します。

1. 塊ごとに要約： テキストを話題ごとに区切り、AIに以下の文章の論点整理をして、要約してほしい。[テキスト]と指示します。

2. 全体をまとめる： 分割要約が出揃ったら、それをすべてコピーしてこれらを踏まえて、全体を通した論点整理をしてくれ。と指示します。

第4章：AIを「自分専用の秘書」に育てる（AI応用編）

AIは、何かをゼロから考えさせるのではなく、「自分が話した内容」を整理させるアシスタントとして使うのが最適です。

1. 行事の「企画書」や「報告書」を喋って作る

文字を打つのが面倒な場合は、UDトークに向かって直接喋りかけましょう。

1. 「背景はこうです」「目的はこう」「対象者、日時、場所、募集方法は…」と、ダラダラで良いのでUDトークに吹き込みます。

2. パソコンに送り、AIにこの内容を企画書（または報告書）の形式にしてと指示します。

3. 役所に提出するWordの様式などがあれば、それを一緒に読み込ませてこの内容で作ってと指示すると、不思議なほど一般受け（または役所受け）する上手なタイトルと共に形にしてくれます。

2. 過去の実績を「見える化」する（5ヶ年・10ヶ年のまとめ）

過去の報告書を、スマホのカメラで文字起こしするか、UDトークの前で音読してデータ化します。

1. 「どんな会議をして、どんな成果・課題があったか」をしっかり吹き込みます。

2. AIにこれらの過去の報告書を集大成して、当グループの活動実績・事業紹介として整理してと指示します。

3. 自分の経験値や記憶が、美しいデータベースとして形になります。

3. 要約レポートに「自分の考え」を統合する

会議結果を踏まえて「自分がどう思ったか」をUDトークのマイクモード**「近くの声」**で自由に喋ります。

AIに以下の文字起こしを読みやすく整理してほしい（※論点整理の構成は変えずに）。[自分の感想を貼り付け]と指示すると、綺麗にレポートに統合してくれます。

第5章：情報発信とイラスト作成、多様な視点の獲得

1. AIとの「壁打ち」とイラスト作成

イベントの内容などをAIと会話しながら（壁打ち）固めていくことも可能です。また、ニュースレターやホームページ用に、自分たちの「ストーリー」や「ナラティブ（語り）」を伝えて、200文字ぐらいでこういう行事のイメージイラストを作ってくれと指示すると、それに合わせたイラストを生成してくれます。

2. パブリックコメントに向けた「批判的分析」

例えば、弥富市の「子育てについての長期計画」などの行政文書をテキストでコピーし、AIにこの内容に対して、批判的な論点整理をしてほしいと指示します。使い込むほどに、あなたの切り口に似た鋭い問題提起をしてくれるようになります。

3. AIの「フィルターバブル」との上手な付き合い方

AIは利用者の好みに合った情報ばかりを集める傾向（フィルターバブル）があります。あえて違う意見を調べさせましょう。

世の中には〇〇という考え方もあるようだが、これについて調べて、論点を整理してほしいと指示を出し、AIに多様な視点を持たせることが重要です。

【巻末付録】コピペで使える！AIプロンプト（指示文）早見表

以下の文章をコピーして、Google Geminiの入力欄に貼り付けてご使用ください。「[ここにテキストを貼り付け]」の部分に、UDトークなどの文字起こしデータを入れます。